Поиск закупок

Чтобы найти нужные закупки, введите ключевые слова и выберите режим совпадения слов. Чтобы убрать из результатов лишнее, укажите слова-исключения и воспользуйтесь фильтрами. Затем сохраните настроенную форму поиска в шаблон, чтобы использовать её в дальнейшем и получать уведомления о новых закупках.

Порядок действий:

1. Подберите ключевые слова
2. Выберите режим совпадения слов
3. Добавьте слова-исключения
4. Расширьте область поиска
5. Используйте фильтры
6. Сохраните шаблон поиска

Шаг 1. Подберите ключевые слова

Ключевые слова – это то, как заказчик называет нужный Вам товар или услугу в предмете закупки.

Правила подбора

Пишите так, как пишет заказчик, а не так, как принято у Вас в компании или в отрасли. Заказчик пишет «дюбель пресс-шайба», а не «крепёж».

Перечисляйте синонимы. Чем больше вариантов названия Вы укажете, тем меньше закупок пропустите. Один и тот же товар заказчики называют по-разному. Например: бензин, топливо, ГСМ, горюче-смазочные материалы.

Указывайте 10–15 слов на один шаблон. Меньше – рискуете пропустить закупки, больше – получите много лишнего и не сможете быстро понять, какое слово его приносит.

Один шаблон – одно направление. Не смешивайте в одном запросе продукты питания и стройматериалы: такой шаблон невозможно настроить точно.

Запятая работает как «или». Слова через запятую – это отдельные независимые запросы. Запрос «масло, сливочное» найдёт «масло рапсовое», «мороженое сливочное» и «масло сливочное».

Пробел работает как «и». Несколько слов подряд ищутся вместе: в описании закупки должны быть все слова из сочетания. Запрос «масло сливочное» найдёт «масло сливочное 72,5%» и «поставка масла сливочного».

Обратите внимание. Пробел – это «и», а не точная фраза. Слова могут стоять в любом порядке и в разных местах описания. Запрос «чашка шлифовальная» найдёт и позицию «Круг шлифовальный 150 мм (чашка)».

Не перечисляйте склонения и числа. Сервис сам найдёт все формы слова: по запросу «смазка» будут найдены смазки, смазок, смазками.

Не детализируйте запрос сверх меры. Чем длиннее сочетание, тем выше шанс, что заказчик написал иначе и закупка не найдётся. Вместо «Портландцемент ПЦ 500 Д 0 ЦЕМ I 42,5H, 25» используйте «Портландцемент 500».

Если слов много или Вы не уверены в формулировках – используйте ОКРБ. Укажите позицию отраслевого классификатора продукции в соответствующем поле расширенного поиска. Это надёжнее длинного списка синонимов.

Шаг 2. Выберите режим совпадения слов

Одно и то же слово можно искать по-разному. Режим задаётся двумя чекбоксами под строкой поиска.

Обратите внимание. Чекбоксы взаимоисключающие: одновременно работает либо «Точное соответствие», либо «Поиск по вхождению». При включении одного второй снимается.

Поиск по морфологии – режим по умолчанию

Сервис приводит слово к начальной форме и ищет все его падежи, числа и окончания. Например: введя запрос «гипсокартон», в результатах поиска Вы увидите закупки с предметом «шурупы для монтажа гипсокартона».

Морфология работает только со словоформами одного слова. Однокоренные слова другой части речи не найдутся.

Обратите внимание. Сервис не ищет ключевое слово внутри других слов. По запросу «пожар» не найдётся «пожарный», по запросу «вирус» – «антивирусный». Чтобы находить такие слова, включите «Поиск по вхождению».

Точное соответствие

Отметка «Точное соответствие» отключает морфологию. Ищется ровно то, что введено: по запросу «гипсокартон» будет найден только «гипсокартон», но не «гипсокартона».

Режим удобен для ГОСТов, аббревиатур, артикулов и составных названий, где важна точная запись: ГОСТ 3722-2014, МФУ, RAL 7024.

Он же помогает, когда словоформы приносят лишнее. В выдаче по слову «сервер» много закупок на «обслуживание сервера» – точное соответствие уберёт косвенные падежи.

Обратите внимание. Не вводите часть слова при включённом точном соответствии. Запрос «пожарн» не найдёт ничего: такого слова в описаниях нет – есть «пожарный», «пожарная», «пожарное». Для поиска по части слова используйте «Поиск по вхождению».

Поиск по вхождению

Отметка «Поиск по вхождению» расширяет поиск: помимо словоформ сервис находит слова, в состав которых входит введённый фрагмент. Режим работает в двух вариантах.

Вариант 1. Введена часть слова, без звёздочки. Сервис ищет и словоформы, и слова, начинающиеся с этого фрагмента.

• «свин» – свинина, свиная, свиней, свиноводческий, свиноматка;
• «подшип» – подшипник, подшипника, подшипниковый узел.

Это основной способ искать по основе слова, когда окончание заранее неизвестно.

Вариант 2. Слово со звёздочкой. Звёздочка задаёт якорь – указывает, в какой части слова должен находиться фрагмент.

Обратите внимание. Звёздочка привязывает фрагмент к границе слова. Если в описании закупки пропущен пробел и слова слились – «в эл.виде», «профессиональный;Вид питания» – запрос со звёздочкой может такое слово не найти. Для максимального охвата используйте вариант без звёздочки или обрамите фрагмент с двух сторон: «*вид*».

Обратите внимание. Если после отбрасывания звёздочек во фрагменте остаётся меньше 3 символов, звёздочки игнорируются и работает обычная морфология. Предлоги и короткие служебные слова (на, по, из, до, за, от, об, не, ни, то, же, бы, их, им, ей, ее, он, вы, мы, ты, во, но, да, уж) в поиске не участвуют – запрос по ним ничего не даст.

Шаг 3. Добавьте слова-исключения

Слова-исключения предназначены для отсеивания при поиске неподходящих закупок. Например: Вы ищете «сервер», а в выдаче много закупок на «Техническое обслуживание сервера» – добавьте «обслуживание» в исключения.

Правила те же, что и для ключевых слов:

• запятая работает как «или» – будет исключена закупка с любым из перечисленных слов;
• пробел работает как «и» – будет исключена закупка, в которой есть все слова из сочетания.

Обратите внимание. Выбранный режим действует на оба поля одновременно. Морфология, точное соответствие или вхождение применяются и к ключевым словам, и к словам-исключениям. Если Вы включили «Поиск по вхождению» ради ключевых слов, исключения тоже начнут работать по вхождению – и отсекут больше, чем Вы рассчитывали.

Например, при поиске столовой посуды исключение «стол», задуманное как мебель, в режиме вхождения уберёт из выдачи «Сервиз столовый», «Тарелка мелкая столовая» и «Подставка для столовых приборов» – то есть ровно то, что Вы искали.

Правила подбора исключений

Используйте слова от 5–6 символов. Короткие основы захватывают слишком много.

Проверьте, не является ли исключение началом нужного Вам слова. Если шаблон ищет «компрессорий» и исключает «компрессор», в режиме вхождения исключение перекроет поиск и ключевое слово перестанет работать.

Не указывайте одно слово одновременно в поиске и в исключениях. При конфликте приоритет у исключения – ключевое слово не сработает.

Уточняйте исключения сочетаниями. Вместо «чашка» укажите «чашка шлифовальная».

Обратите внимание. Слово-исключение убирает закупку целиком, а не отдельную позицию. Если исключение найдено хотя бы в одной позиции, из выдачи пропадает вся закупка. Закупка из 13 позиций посуды для «Прилукской средней школы» будет полностью убрана исключением «сред».

Очевидно, что заранее предугадать все неподходящие для Вас закупки невозможно, поэтому корректировка запроса и шаблона, созданного на его основе, может производиться Вами постепенно.

Шаг 4. Расширьте область поиска

По умолчанию сервис ищет только по названиям предметов закупки – конкретных товаров, работ и услуг. Название самой закупки не проверяется.

Например, в закупке «Закупка продуктов питания» заказчиком указаны позиции: молоко 3%, сахар-песок, морковь свежая. Сервис найдёт её по запросам «морковь», «сахар», «молоко», но не найдёт по запросу «продукты».

Чтобы искать ещё и по названию закупки, отметьте «Искать и в названии закупки» под строкой поиска. Это полезно, когда заказчики описывают позиции слишком общо, а суть вынесена в название.

Шаг 5. Используйте фильтры

Чтобы убрать лишние закупки, добавьте ограничения по подходящим параметрам:

• ОКРБ – выберите позицию отраслевого классификатора. Надёжная альтернатива длинному списку синонимов;
• вид процедуры закупки – исключите неподходящие варианты;
• дата размещения приглашений – ограничьте поиск нужным периодом публикации;
• дата окончания приёма предложений – помогает отобрать закупки с коротким сроком участия или, наоборот, с запасом времени на подготовку заявки;
• срок поставки – отсеките закупки со сроками, которые Вы не выдержите;
• источник финансирования;
• местонахождение заказчика;
• торговая площадка – выберите нужные или исключите ненужные;
• заказчик – добавьте или исключите конкретные организации.

Шаг 6. Сохраните шаблон поиска

Чтобы не настраивать поиск заново каждый раз, сохраните форму в шаблон. По шаблону можно подписаться на уведомления и получать новые закупки на почту или в Telegram.

Рекомендации:

• 10–15 ключевых слов на один шаблон, все на одну тему;
• один шаблон – одно направление деятельности;
• проверяйте шаблон через 1–2 недели после создания: посмотрите, какие лишние закупки приходят, и добавьте слова-исключения.

Подробнее – в разделах «Шаблоны поиска» и «Мониторинг новых закупок».

Примеры запросов

Смоделируем ситуацию. Компания участвует в закупках по поставке строительных материалов.

Примеры плохих запросов:

Примеры хороших запросов:

Что делать с результатами

Найденные закупки можно выгрузить в Excel, добавить в избранное, создать по ним заметку, поделиться ими, отправить в Битрикс24 или скрыть лишние из результатов поиска.

Для одновременной работы с несколькими закупками используйте панель массовых действий. Панель отображается при прокрутке списка вниз, фиксируется в верхней части экрана и автоматически скрывается при прокрутке вверх.

На панели доступны основные операции:

• Выгрузить в Excel;
• Скрыть;
• Добавить в избранное.

Дополнительные действия доступны в меню кнопки «Ещё»:

• Создать заметку;
• Поделиться;
• Отправить в Битрикс.

В правой части панели отображается счётчик выбранных закупок, который позволяет контролировать количество элементов, к которым будет применено действие.

Коротко

• Запятая работает как «или», пробел – как «и».
• По умолчанию, когда оба чекбокса сняты, сервис ищет словоформы введённого слова и не ищет его внутри других слов.
• Точное соответствие отключает морфологию – для ГОСТов, аббревиатур и артикулов.
• Поиск по вхождению добавляет поиск по части слова; звёздочка задаёт якорь: вид* – начало, *вид – конец, *вид* – любое место.
• Чекбоксы взаимоисключающие: работает либо точное соответствие, либо вхождение.
• Выбранный режим действует и на ключевые слова, и на слова-исключения.